Roll: Kravställare
Kompetensnivå: 5

Bakgrund: 

Primärt avser upphandlingen ett system för personaladministration och lön samt att det även kan komma att omfatta rekrytering, rehabilitering, kompetens, bemanning, tid och frånvaro, chefs- och medarbetarstöd, statistik, rapportering och analys.

Nuläge:
Nykvarns kommun har påbörjat arbetet med ny upphandling av ersättare av nuvarande löneadministrativt systemstöd. Nuvarande avtal är giltigt t o m 2028-04-30.

Uppdragsbeskrivning:

Uppdraget omfattar att ta vid och stötta i det påbörjade arbetet med behovskartläggning och utifrån detta skapa kravformuleringar. Det innebär att etablera struktur, metodik och arbetssätt för kravhantering, formulering av krav kopplat till upphandlingen och framtida implementation.

Vi söker därför en senior kravanalytiker som även kan agera kravledare i uppdraget. Kravanalytikern förväntas:

-                               dokumentera nuläges- och behovsanalys,

-                               process- och intressentkartläggning,

-                               strukturerad kravkatalog med funktionella och icke-funktionella krav,

-                               prioritering och klassificering av krav,

-                               integrations- och informationsutbyteskrav,

-                               underlag för upphandlingsdokument och utvärderingsmodell,

-                               demonstrations- och verifieringsscenarier,

-                               teststrategi samt acceptanskriterier och acceptanstestfall.

-                               Det är ett krav att det finns spårbarhet från verksamhetsbehov till krav, utvärdering och test.

-                               Konsulten bör också kunna hjälpa Beställaren att avgränsa moduler och processer samt identifiera beroenden.

-                               Resursen ska arbeta självständigt i nära samverkan med huvudprojektledare, HR-avdelningen och ansvarig upphandlare.

Roll och ansvar

Konsulten ansvarar för att:

• Tillsammans med HR-avdelningen, leda och strukturera arbetet med kravhantering inom uppdraget
• Definiera och etablera metodik för kravinsamling, kravhantering och acceptanstester
• Säkerställa att insamlade behov och krav är aktuella, relevanta och förenliga med upphandlingsbehovet
• Strukturera och dokumentera verksamhetsbehov, krav och användningsfall
• Säkerställa spårbarhet mellan behov, krav och test
• Bidra till framtagning av upphandlingsunderlag kopplat till krav och verifiering
• Stödja arbetet med utvärderings- och verifieringsmetodik inför kommande upphandling
• Samverka med verksamhet, projektledning, arkitektur och upphandling
• Bidra med rådgivning kring lämpliga arbetssätt och struktur för krav- och testarbete i offentlig verksamhet
   

Arbetssätt

Uppdraget bedrivs enligt ett hybridbaserat arbetssätt där både strukturerad analys, iterativ behovsinsamling och successiv konkretisering av krav och verifiering ingår.

Konsulten förväntas kunna anpassa metodik och arbetssätt utifrån uppdragets behov och mognadsgrad samt etablera pragmatiska och ändamålsenliga arbetssätt anpassade för förstudie och upphandling.

Kravarbete och analys ska utgå från verksamhetens behov och inte anpassas efter specifika systemlösningar eller leverantörer.

Omfattning och organisering

• Beställaren tillhandahåller befintligt förstudie- och behovsmaterial, relevanta processbeskrivningar, övergripande system- och integrationsbild samt tillgång till utsedda verksamhetsrepresentanter och sakkunniga. Konsulten bör initialt bedöma materialets aktualitet och kvalitet samt föreslå nödvändiga kompletteringar.
• Konsulten arbetar på uppdrag av huvudprojektledare
• Samverkan sker med upphandlare, verksamhetsrepresentanter och övriga resurser inom uppdraget
• Uppdraget kan komma att omfatta både strategiskt och operativt arbete inom krav, upphandlingsunderlag, utvärdering, verifiering och acceptanstest. Konsulten ska kunna utforma teststrategi och testfall samt stödja Beställaren vid demonstrationer, anbudsutvärdering och verifiering av erbjudna lösningar
  
  

Konsultens erfarenhet:

SKA- och BÖR-krav: 

·       Konsulten SKA uppfylla nedanstående kompetenskrav och personliga egenskaper.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av verksamhets- eller IT-relaterade upphandlingar.

·       Konsulten SKA ha 3+ års dokumenterad erfarenhet av kravarbete för HR-, personal- eller lönesystem, varav erfarenhet från minst en upphandling eller konkurrensutsättning som omfattat lön och personaladministration.

·       Konsulten SKA ha 3+ års erfarenhet av arbete inom HR-, personal- och lönesystem.

·       Konsulten SKA ha 3+ års erfarenhet av att leda och strukturera kravarbete i komplexa organisationer.

·       Konsulten SKA ha 2+ års erfarenhet av att definiera och tillämpa kravmetodik och testmetodik.

·       Konsulten SKA ha 2+ års erfarenhet av att formulera funktionella och icke-funktionella krav.

·       Konsulten SKA ha 2+ års erfarenhet av att omsätta verksamhetsbehov till strukturerade och verifierbara krav.

·       Konsulten SKA ha 2+ års erfarenhet av spårbarhet mellan behov, krav och test.

·       Konsulten SKA ha 2+ års erfarenhet av arbete inom kommunal verksamhet eller annan offentlig sektor.

·       Konsulten SKA ha genomfört minst 3 uppdrag där konsulten haft en ledande roll i framtagning av krav- och upphandlingsunderlag för verksamhetskritiska system. Minst ett uppdrag ska ha avsett HR-, personal- eller lönesystem och minst ett ska ha genomförts inom kommunal eller annan offentlig verksamhet. Uppdragen ska styrkas genom CV och referens.

·       Konsulten SKA ha mycket god kommunikativ förmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.

·       Konsulten SKA ha mycket god samarbetsförmåga och lyhördhet.

·       Konsulten SKA ha god förmåga att arbeta självständigt och driva arbete framåt.

·       Konsulten SKA ha god dokumentationsförmåga och vana att arbeta strukturerat.

·       Konsulten SKA ha god kunskap om konkurrensutsättning eller upphandling enligt LOU.

·       Konsulten SKA ha god förståelse för verksamhetsprocesser, workflow och systemstöd inom HR-området.

·       Kandidatens tillgänglighet skall framgå i faktisk tillgänglighet under hela perioden. Anges. 

BÖR-krav(meriterande)

·       Konsulten BÖR ha 2+ års erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra krav på integrationer, masterdata, behörigheter, loggning, rapportering, informationssäkerhet, dataskydd, migrering och arkivering för verksamhetskritiska system. Erfarenheten bör beskrivas med konkreta exempel i CV.

·       Konsulten BÖR ha god förmåga av arbete i förstudier.

·       Konsulten BÖR ha god förmåga av testledning eller verifieringsarbete.

·       Konsulten BÖR ha god förmåga att driva förändringsledning eller verksamhetsutveckling.

·       Konsulten BÖR ha god förmåga att arbeta enligt agila eller hybrida arbetssätt.

·       Konsulten BÖR ha god vana att arbeta i komplexa intressentmiljöer.

·       Konsulten BÖR inneha relevanta certifieringar inom kravhantering, verksamhetsanalys, test eller relaterade områden.

·       Konsulten BÖR ha meriterande erfarenhet av att planera och leda RFI, marknadsdialog, leverantörsdemonstrationer eller scenariobaserad verifiering inför eller under offentlig upphandling av HR-, personal- eller lönesystem.

Referensuppdrag:

Konsulten SKA ha relevant erfarenhet av minst två (2) liknande uppdrag som denna förfrågan avser.

Referensuppdragen ska beskrivas kortfattat med uppgift om:

• Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent
• Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).
• För denna förfrågan önskar Beställaren kontakta föreslagen konsults referenser.

Handlingar som ska ingå i Offerten:

• CV (pdf-format)
• Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)
• Referensuppdrag
• Timpris (alla kostnader ska ingå)

Uppdragstid:

Uppdraget startar 2026-11-15 – 2027-03-31 med option på förlängning – Upp till 9 månader som kan fördelas i upp till 3 förlängningsomgångar, men som längst till 2027-12-31. Omfattning specificeras vid respektive ev. avrop av option.

Omfattning: 

Uppdraget uppskattas till 20% av en heltid. Antal timmar inledningsvis per vecka/månad: cirka 20 procent av heltid, med möjlighet till tillfällig ökning under workshops, färdigställande av upphandlingsunderlag, utvärdering och test. I anbudet ska det framgå kandidatens faktiska tillgänglighet under hela perioden.

Den angivna avtalsvolymen innebär en uppskattad volym och några garanterade volymer lämnas inte. Under avtalstiden kan förändringar komma att ske som kan påverka volymen. Uppdraget ska genomföras på distans alternativt på plats i Nykvarns kommun efter överenskommelse och behov.

Övrigt: 

• Konsulten ska ha egen dator och e-leg
•  Enkom nedlagd och överenskommen tid ska debiteras.

Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, lägg in din kandidat i ITC Portal ASAP.

ITC Network är sedan april 2020 ramavtalsleverantör till Nykvarns kommun.