Bakgrund
I augusti 2025 kommer nuvarande serverdrift avtal med IVER att gå ut. Utöver avtalet med IVER kommer även avtal med ATEA och Solita att upphöra under 2025 och 2026 som hanterar nät, integration, klienter och utrustning.
Värmdö kommun står därför inför ett behov att upphandla ett eller flera nya IT-avtal som möter framtida krav på tillgänglighet, säkerhet, kostnadseffektivitet och innovation. Den nuvarande driftslösningen behöver därför analyseras för att identifiera förbättringsområden, och alternativa lösningar bör övervägas eller utvärderas, såsom molntjänster, hybridlösningar och utökad outsourcing.
En förstudie behöver därför genomföras som består av flera delar som syftar till att skapa en tydlig behovsbild om kommunen framtida totala IT-drift inklusive val av utrustning. Framtagen behovsbild ska sedan användas i en eller flera kommande upphandlingar.
Beroende på förstudiens rekommendationer kan följande utfall uppstå:
1. Värmdö kommun ersätter samtliga avtal med ett nytt avtal. Det innebär i så fall en succesiv infasning utifrån när nuvarande avtal upphör.
2. Värmdö kommun ersätter nuvarande avtal med flera avtal.
Fas 1 - Uppdraget består av följande faser
• Projektinitiering och planering.
• Genomförande förstudier:
o Del 1 - Nuläge av kommunen IT-miljö. Presenteras i form av en delrapport (Word-dokument).
o Del 2 - Önskat läge av kommunens IT-miljö inklusive målarkitektur. Presenteras i form av en delrapport (Word-dokument).
o Del 3 - Framtagande av tjänstekatalog för kommunen. Presenteras i form av en delrapport (Word-dokument).
o Del 4 - Behovsbild för kommande upphandling eller upphandlingar. Presenteras i form av en delrapport (Word-dokument – beskrivning av den driftsmodellen som kommunen föreslås att välja inklusive beskrivning av de olika leveransobjekten - tekniska krav för den nya driften, inklusive säkerhetskrav, systemintegrationer, tillgänglighetskrav och prestanda).
Total tid för fullt genomförande: 4–6 månader, beroende på komplexiteten och eventuella hinder som kan uppstå under vägen.
SKA-krav
• Inneha minst tio års yrkeserfarenhet inom aktuellt område.
• Relevant högskole-/universitetsutbildning, alternativt gymnasieutbildning.
• Behärska svenska språket i tal och skrift (styrks med hjälp av minst 2 uppdrag som innehåller skrivna
slutrapporter). Dessa två slutrapporter, i pdf format, kan komma att begäras in av Värmdö kommun och ska
därför finnas tillgängliga vid anbudsinlämningen.
Mål med förstudien
Förstudien ska:
• Kartlägga nuvarande IT-drift och identifiera styrkor, svagheter och framtida behov.
• Utforska och utvärdera alternativa driftslösningar, inklusive moln- och hybridmodeller.
• Involvera nyckelintressenter genom att samla in deras insikter och utmana dem att tänka innovativt.
Omfattning
Förstudien ska täcka följande områden:
• Analys av nuvarande IT-drift: Identifiering av befintliga avtal, system och processer, samt de huvudsakliga utmaningarna kopplade till dessa.
• Intressentengagemang: Involvera interna och externa intressenter för att kartlägga deras behov, krav och förväntningar på framtida IT-drift.
• Omvärlds- och marknadsanalys: Enklare benchmarking mot liknande organisationer och analys av de senaste trenderna inom IT-drift, inklusive molnlösningar, cybersäkerhet och kostnadseffektivitet.
• Utvärdering av alternativa lösningar: Bedöma kostnader, risker och fördelar med olika driftsmodeller och leverantörer.
• Rekommendationer: Sammanställning av analysresultat och en tydlig plan för den framtida IT-driften, inklusive förslag till avtalsstruktur och upphandlingsstrategi.
Metoder och tillvägagångssätt
Förstudien kan med fördel genomföras med följande metoder:
• Intervjuer med nyckelintressenter: Individuella intervjuer med nyckelpersoner på, IT-enheten, användare och eventuella externa parter för att samla in synpunkter på nuvarande drift och framtida behov.
• Workshops: Organiserade workshops med intressenter där brainstorming och scenarioanalys används för att utforska nya lösningar och tänka utanför boxen.
• Enkäter: För att få bred input från större grupper inom myndigheten, där enkäter används för att samla kvantitativa data kring upplevelser och förväntningar.
• Benchmarking och omvärldsanalys: En omfattande analys av hur andra liknande myndigheter eller organisationer hanterar sin IT-drift, med fokus på innovation, säkerhet och kostnadseffektivitet.
• Scenarioanalys: Genomföra workshops som utvecklar olika scenarier om hur IT- driften kan behöva förändras i framtiden baserat på tekniska, ekonomiska och regulatoriska trender. Detta kan stimulera innovativt tänkande och förbereda organisationen för olika framtida utmaningar och möjligheter.
• Ta fram en sammantagens kravmassa utifrån genomförda intervjuer och workshops att använda i en framtida upphandling av driftspartner.
Tidsplan
Förstudien beräknas genomföras under en period av 4 till 6 månader och kommer att omfatta följande faser:
Planering och initiering
• Fastställande av syfte, mål och metodik.
• Engagering av nyckelintressenter.
• Datainsamling och analys.
Genomförande av intervjuer med utvalda inom kommunen samt eventuellt med externa kontakter
• Benchmarking och omvärldsanalys.
• Utvärdering av framtagna alternativa lösningar.
Utvärdering av nuläge samt önskat läge.
• Sammanställning och rapportering av del 1- 3 (se beskrivning ovan)
Behovsbild och rekommendationer för ny upphandling/upphandlingar.
• Presentation samt redogörelse av för- och nackdelar av del 4 (se beskrivning ovan) för beslutsfattare.
Leverabler
Arbetet ska resultera i följande leverabler:
• Fyra delrapporter (se beskrivningar ovan) som sammanfattar analyser, insikter och rekommendationer.
o En detaljerad plan för framtida IT-drift, inklusive möjliga avtalsstrukturer och implementeringsstrategi.
o Rekommendationer för upphandling, baserade på de utvärderade driftmodellerna och deras genomförbarhet.
Nyckelfaktorer för framgång
• Engagemang från intressenter: Säkerställ att alla relevanta parter, från IT-enheten, upphandling och användare, aktivt deltar i processen.
• Innovativt tänkande: Uppmana intressenter att tänka nytt och långsiktigt för att skapa en driftslösning som är framtidssäkrad.
• Tydlig kommunikation och förankring: Genomgående kommunikation och regelbundna avstämningar för att säkerställa att förstudien leder till en gemensam, strategisk riktning.
Kravspecifikation externt konsultstöd
Mål och syfte med avropet är att täcka Värmdö kommuns behov av konsultstöd i samband med detta. Konsulten förväntas agera drivande i sin projektledarroll och tillsammans med Värmdö kommun genomföra förstudie, formalisera upphandlingsunderlag (option), vara med och utvärdera inkomna ansökningar/anbud (option), ha en framträdande roll vid avtalsskrivning (option) och transformation (option) i samråd med IT-enheten och upphandling.
Omfattning
Avropet omfattar konsultstöd för genomförande av beskrivningar (se avsnitt ”Uppdraget består av följande faser”). Vi ser behov av 50–100 % från snarast möjligt och i första hand 4–6 månader framåt med möjlig förlängning (se option nedan)
För att genomföra arbetet kommer konsultstödet ha följande uppdrag:
• Drivande projektledare för arbetet som belyser bland annat följande aktiviteter
• Analys av nuvarande avtal
• Genomlysning av verksamhetens behov och förutsättningar
• Genomlysning av marknadens möjligheter och förutsättningar
• Rekommendationer till kommande upphandling (se avsnitt ”Uppdraget består av följande faser”).
Option (se beskrivning nedan):
• Stöd i upphandling- och utvärderingsarbetet av upphandlingen
• Stöd i framtagning av avtal
• Stöd under transformation till nytt avtal
Några områden som är meriterande:
1. Erfarenhet av att leda liknande projekt,
2. Kännedom om upphandlingsprocesser. Inklusive erfarenhet av konkreta utvärderingsmodeller som leder till en lägre TCO över tid
3. Förståelse för IT-miljöer: För att kunna genomföra en relevant analys och utarbeta underlag för upphandlingen är teknisk förståelse för IT-drift värdefullt. Detta inkluderar serverhantering, nätverksinfrastruktur, molntjänster, säkerhetslösningar, applikationshantering och liknande.
4. Förmåga att analysera befintliga IT-system: Kartlägga och analysera den befintliga IT-driften inklusive stödsystem och identifiera förbättringsområden samt risker.
Projektledningsförmåga
1. Planering och styrning: Goda projektledningskunskaper för att kunna driva projektet enligt plan och hantera resurser, budget och tidsplan på ett strukturerat sätt.
2. Riskhantering: Att identifiera och hantera risker kopplade till både projektet och upphandlingen är avgörande för att säkerställa framgång.
Kommunikation:
1. Förmåga att tydligt kommunicera och samordna mellan olika intressenter är avgörande. Detta inkluderar både interna intressenter på Värmdö kommuns IT- enhet, upphandling och närliggande enheter samt sakverksamhet, ledning och potentiella leverantörer.
2. Affärsmässig och strategisk förståelse för affärsmässiga och ekonomiska aspekter av IT-drift, som kostnadsmodeller och möjligheter till kostnadsbesparingar. Detta inkluderar att identifiera affärsnytta med olika lösningar.
3. Strategisk inriktning: förmåga att se upphandlingen i ett större sammanhang och förstå hur IT-driften kan stötta Värmdö kommuns långsiktiga mål.
1. Kravställning och förmåga att skapa tydliga och välformulerade kravspecifikationer.
2. Förståelse för SLA (Service Level Agreements): och hur man utarbetar och tolkar SLA, samt säkerställer att upphandlingen inkluderar lämpliga service- och tillgänglighetsnivåer.
Informationssäkerhet:
IT-drift omfattar hantering av känsliga data och det viktigt att ha förståelse för relevanta säkerhetsstandarder och regelverk, som t.ex. GDPR och ISO 27001. Detta inkluderar hur leverantörerna hanterar data, åtkomst och behörighetshantering och säkerställer tillgänglighet, integritet och konfidentialitet.
Nätverkssäkerhet:
Förstudieledaren bör ha förståelse för nätverkssäkerhet, inklusive brandväggar, VPN, SOC, nätverkssegmentering, IDS/IPS-system och DDoS-skydd. Detta är viktigt för att säkra server- och nätverksinfrastruktur mot attacker.
Kryptering och dataskydd:
1. Kunskap om krypteringsmetoder är meriterande. En övergripande förståelse för hur känsliga data skyddas genom rätt användning av kryptering på olika nivåer i infrastrukturen.
2. Åtkomstkontroll och identitets- och åtkomsthantering (IAM): Förmåga att utforma krav på robusta autentiserings- och auktoriseringslösningar, inklusive flerfaktorsautentisering (MFA) och rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC).
Fas 2 Option - övergång från förstudie till projektledning
Upphandling och avtalshantering
Baserat på förstudieresultaten kommer olika alternativ för IT-drift behöva upphandlas, såsom outsourcing till leverantörer, molntjänster eller hybridlösningar. Optionsdelen omfattar konsultstöd för genomförande där vi ser behov av 50–100 % och i första hand 4–6 månader framåt. Projektledaren ansvarar då för:
• Upphandlingsstrategi: Tillsammans med vår upphandlare leda arbetet med att utveckla en upphandlingsstrategi som är i linje med den rekommenderade driftslösningen. Detta inkluderar att lyfta in framtagen beskrivning av den driftsmodellen som kommunen föreslås att välja inklusive beskrivning av de olika leveransobjekten (Del 4, se ovan) i ett anbudsunderlag.
• Leverantörsval: Genomföra en noggrann utvärdering av potentiella leverantörer i samråd med vår upphandlare. Detta inkluderar att utvärdera deras kapacitet, säkerhet, innovation, kostnadseffektivitet och referenser.
• Avtalsförhandlingar: Säkerställa att avtalet ger flexibilitet och skyddar myndigheten mot risker, samtidigt som det är förankrat i myndighetens långsiktiga mål och behov tillsammans med vår upphandlare.
Det innebär att efter att arbetet med rapporterna delrapport 1-4 har presenterats, kommer upphandlat konsultstöd att övergå till att driva projektet som syftar till att implementera den valda driftslösningen. Denna övergång är en kritisk fas som säkerställer att resultaten från förstudien omvandlas till konkreta handlingar och att ett eller flera nya IT-driftsavtalet utvecklas och införs på ett framgångsrikt sätt. Nedan beskrivs stegen och ansvaret för upphandlat konsultstöd när hen övergår till projektledarrollen.
Formell övergång till projektfasen
När förstudien avslutas ska förstudieledaren ta på sig rollen som projektledare för nästa fas i arbetet, som innefattar att stödja upphandling med upphandling och med avtalsskrivning samt införande av den nya driftslösningen. Övergången sker i flera steg:
Utformning av projektteam och roller
Projektledaren ansvarar för att etablera ett effektivt projektteam. Det inkluderar:
• Tillsätta nyckelroller: Identifiera personer med relevanta kompetenser inom IT- enheten.
• Rollfördelning: Tydligt definiera varje teammedlems roll och ansvar, exempelvis ansvariga för kravställning, leverantörshantering, budgetkontroll, och tekniska frågor
• Styrgrupp: Se till att det finns en aktiv styrgrupp som stöttar projektet och fungerar som ett strategiskt forum för viktiga beslut och vägledning.
Projektledning och koordinering:
Säkerställ att alla delar av projektet – från leverans av tjänster från den externa leverantören till utbildning och driftsättning genomförs enligt plan och i linje med avtalen. Det krävs noggrann samordning mellan den interna projektledningen och driftleverantörens team för
att hantera leveranser, tidsplaner och utbildningsbehov. Genom kontinuerlig övervakning och uppföljning säkerställs att varje del av projektet utvecklas enligt uppsatta mål och SLA.
Testning och kvalitetssäkring:
Projektledningen ansvarar för att leda utvecklingen och genomförandet av tester tillsammans med den outsourcade driftleverantören för att säkerställa att alla lösningar fungerar enligt kravspecifikationerna. Detta inkluderar prestandatester för att verifiera kapaciteten, säkerhetstester för att skydda känslig information, samt användbarhetstester för att säkerställa att den nya driften uppfyller verksamhetens behov och användarnas förväntningar. Kvalitetsgranskningar bör genomföras i nära samarbete med leverantören för att säkerställa att lösningen är fullt driftklar.
Fasindelad driftsättning:
Vid komplexa projekt bör driftsättningen av den outsourcade IT-lösningen ske i faser för att minimera riskerna och säkerställa en smidig övergång. Varje fas bör implementeras stegvis, där varje etapp testas och verifieras innan nästa steg påbörjas. Detta gör det möjligt att tidigt identifiera och hantera eventuella problem innan de påverkar hela systemet och driften.
Styrgruppsmöten:
Håll regelbundna avstämningar med styrgruppen för att rapportera projektets framsteg, budgetuppföljning, och riskhantering. Genom dessa möten hålls alla nyckelintressenter, inklusive representanter från outsourcad driftleverantör, uppdaterade om projektets status och eventuella justeringar som krävs för att möta mål och tidsplaner. Rapporteringen ska inkludera leverantörens prestationer, efterlevnad av SLA, och riskåtgärder.
Kommunikation och förändringsledning
En viktig del av projektet är att hantera förändringen som ett nytt driftsavtal medför för organisationen:
• Intern kommunikation: Projektledaren ansvarar för att hålla alla intressenter, informerade om projektets status och hur förändringen påverkar deras arbete.
• Intressentutbildning: Planera och genomföra utbildning för de intressenter som kommer att påverkas av den nya IT-driften, så att de kan anpassa sig snabbt och effektivt.
• Förändringsledning: Utveckla en förändringsstrategi för att underlätta övergången till den nya driften.
Avslutning och överlämning till förvaltning
När det nya IT-driftsavtalet är implementerad och stabilt, är det viktigt att projektledaren säkerställer överlämningen. Det innebär att säkerställa att driftleverantören är fullt förberedd att ta över det operativa ansvaret. Detta innefattar att tillhandahålla fullständig och uppdaterad dokumentation, genomföra utbildningar för leverantörens driftpersonal, och tillsammans med leverantören etablera processer för löpande underhåll och support enligt avtalade service level agreements (SLA). Överlämningen ska också inkludera rutiner för incidenthantering, säkerhet, samverkan och kontinuitetsplanering.
Utvärdering:
Genomföra en slutlig utvärdering av projektets genomförande tillsammans med leverantören. Utvärderingen ska fokusera på att identifiera lärdomar från samarbetet, hur väl de outsourcade tjänsterna möter organisationens behov, och eventuella avvikelser från planen. Dessa insikter dokumenteras och förbättringsförslag formuleras för att stärka framtida projekt och förbättra hanteringen av outsourcade tjänster.
Projektavslut:
När alla aktiviteter har slutförts, och den nya IT-driftleveransen fungerar enligt förväntningar och avtal, avslutas projektet formellt. Styrgruppen tar emot en slutrapport som sammanfattar projektets resultat, inklusive leverantörens prestationer, uppfyllelse av SLA, och rekommendationer för framtida samarbete och förbättringar av driftleveransen.
Välj alla ...Mindre
EN - English
SV - Svenska