ITC söker en förstudieledare till Karolinska universitetssjukhuset. Se nedan för kundens behov och krav.

Roll: Förstudieledare

Behov: Kunden behöver en kostnadseffektiv och interimistisk lösning som skapar nytta på kort sikt i on-offboardingprocessen.

Förvaltning/Bolag: Karolinska universitetssjukhuset
Avdelning/Enhet: Enhet VO IT

Bakgrund:
Dagens on- och offboardingprocess för nyanställda på Karolinska är fragmenterad. Chefer och administratörer behöver vända sig till flera olika system och beställningskanaler för att ordna exempelvis telefon, dator, namnskylt och behörigheter till nyanställda. Det leder till onödig administration, ökad risk för fel och fördröjningar innan medarbetaren är fullt operativ i sin roll. När en medarbetare slutar behöver behörigheter tas bort och utrustning samlas in, även denna process är idag i ofta ostrukturerad och otydlig.

Det finns idag flera befintliga lösningar som stödjer delar av on- offboardingprocessen, både inom Karolinska och i andra delar av regionen – till exempel ärendehanteringssystem, funktionsbrevlådor, olika lösningar för behörighetshantering, chefsstöd byggd mha RPA-teknik och andra beställningsflöden. Dessa är dock inte samordnade på ett sätt som ger en sammanhållen och effektiv upplevelse för chef, administratör och ny medarbetare.

Inom regionen pågår initiativ såsom regionalt chefsstöd och IAM (Identity and Access Management) som på sikt bedöms kunna hantera delar av behovet. Dessa väntas dock ge full effekt först längre fram. Det finns därför ett tydligt behov av en kostnadseffektiv, interimistisk lösning som kan skapa nytta på kort sikt, minska manuell hantering och felkällor, samt samtidigt kunna anpassas, integreras eller vid behov ersättas av kommande regionala lösningar.

För att kunna fatta ett väl underbyggt beslut behöver ett lösningsförslag tas fram och analyseras. Förslaget bör bestå av en ändamålsenlig mix och paketering av främst befintliga lösningar, med fokus på att skapa ett mer sammanhållet, användarvänligt och standardiserat flöde för on- och offboarding av nyanställda.

Uppdragsbeskrivning: 

Syfte
Syftet med uppdraget är att, i nära samarbete med främst HR och IT, ta fram ett genomförbart lösningsförslag för en förenklad och mer enhetlig on-offboardingprocess som är kostnadseffektiv även på kort sikt.

Effektmål:

·        Skapa en mer enhetlig och bättre upplevelse av on-offboarding

·        Minska den manuella administrationen för chefer och administratörer vid on-offboarding av nyanställda.

Uppdragsmål:

·        Minst ett lösningsförslag som är kostnadseffektivt, genomförbart inom befintliga ramar och kan vara i drift som en interimslösning under perioden innan regionala lösningar är fullt införda. Lösningen ska bestå av en ändamålsenlig mix och paketering av främst befintliga lösningar, där onboarding-processen har högst prioritet, men även hantering av offboarding-processer bör ingå.

Lösningsförslaget ska innehålla;

·        Teknisk lösningsbeskrivning och arkitektur

·        Förvaltningsmodeller och livscykelperspektiv på IT-system.

·        Behörighetshantering, IAM och liknande

Avgränsning
Uppdraget omfattar inte implementering/genomförande av föreslagen lösning, option kan dock nyttjas för att förlänga uppdraget att omfatta även ytterligare delar.

Eventuella ytterligare avgränsningar fastställs i uppstartsmöte.

Övrigt

·        All dokumentation ska vara på svenska.

·        Antagen leverantör ska följa Region Stockholms riktlinjer för informationssäkerhet, sekretess och personuppgiftshantering enligt anvisningar från beställaren.

·        Samtliga rättigheter till framtaget material tillfaller beställaren.

Kompetenskrav på konsult: Förstudieledare Nivå 3
Kunskap: Hög kompetens. Utbildning motsvarande kandidatexamen eller motsvarande kunskap förvärvad genom arbetslivserfarenhet inom området.
Erfarenhet: Nivån uppnås normalt tidigast efter 4–8 års erfarenhet inom området. Är förebild för andra konsulter på lägre nivå. Har kompetensmässigt befunnit sig på nivå 2 under minst 2 år.
Ledning: Tar ansvar för kompetensområdet, kan leda en mindre grupp.
Självständighet: Kan arbeta självständigt.
 

Krav på konsult
Huruvida en eller flera konsulter erbjuds är inte det primära i upphandlingen utan leveransen och tidplanen. Se de övergripande beskrivningarna.

Kraven nedan ska i första hand uppfyllas av uppdragsledaren. Samtliga konsulter bör dock tillföra någonting i leveransen. Om relevant för anbudet kan något eller några krav uppfyllas av annan konsult och bör i sådant fall bevisas genom därför avsedd kravmatris.

SKA – och BÖR-krav

Skallkrav

·        Konsult SKA kunna Strukturera komplex information och omsätta den i tydliga beslutsunderlag.

·        Konsult SKA kunna facilitera workshops och intervjuer.

·        Konsult SKA kunna kommunicera tydligt och obehindrat i både tal och skrift på svenska.

·        Konsult SKA ha dokumenterad erfarenhet av Processkartläggning/verksamhetsutveckling.

·        Konsult SKA ha dokumenterad erfarenhet av Behörighetshantering/IAM-relaterade frågor (översiktlig nivå).

Referensuppdrag
Offererad förstudieledare ska ha genomfört två, om inte förutsättningarna uppenbarligen föranleder annat, förstudier eller strategiuppdrag avseende IT- eller systemstöd. De bör redovisas i referensbilagan. För att de ska anses giltiga ska det tydligt framgå att följande krav uppfylls:

Förutsättningar för uppdrag

Minst ett av dem ska avse ett för detta uppdrag relevant område, exempelvis:

·        On/offboarding av nyanställda

·        Behörighets- och åtkomsthantering

·        Närliggande HR-/IT-processer.

Båda referensuppdragen ska ha genomförts i någon del de senaste fem åren.

Anbudsgivaren ansvarar för att meddela angivna referenser att de kan komma att kontaktas i verifieringssyfte.

Förutsättningar för genomförandet

·        Kontraktet ska inte avbrutits i förtid.

·        Konsulten ska ha fungerat i rollen, i sammanhanget, samt hanterat externa såväl som interna möten och beställare på ett professionellt sätt.

·        Arbetet ska ha utförts enligt avtal.

Allmänt
Om konsulten levererat till Region Stockholm under givna förutsättningar ska en referens vara regionen. Om den inte är det trots att de givna förutsättningarna uppfylls kommer en slumpmässigt utvald referens att tas bort och ersättas med en oberoende referens från Region Stockholm. Om konsulten har levererat fler än en gång kommer den oberoende referensen att väljas slumpmässigt.

Inköpscentralen förbehåller sig rätten att avgöra om inlämnat referensuppdrag uppfyller kravet på motsvarande omfattning och komplexitet

Omfattning:
Arbete ska påbörjas omedelbart följande avtalstecknande och preliminärt löpa i 4-6 veckor med slutleverans inte senare än sista juni. Vi estimerar behovet till mellan 150 och 250 timmar totalt.

På grund av den pressade tidplanen kommer frivillig avtalsspärr inte iakttas utan avtal tecknas omedelbart följande tilldelning.

Option:

Avtalet innehåller en option på förlängning i ytterligare maximalt 2 månader för att eventuellt färdigställa utestående arbete. Optionen omfattar till innehållet enbart det ursprungliga uppdraget. Det är inte avsikten och kommer endast ske vid behov och enligt överenskommelse.

Utförandet sker preliminärt i hybridform enligt överenskommelse.

Observera att leveransen och sysselsättningsgraden kan komma att justeras under avtalstiden beroende på verksamhetens framdrift och eventuella anpassningar i samband med prioriteringar inom verksamheten. Närmare uppgifter om avtalets ikraftträdande och giltighetstid specificeras i avtalsutkastet. Sedan bindande avtal ingåtts mellan Beställaren och antagen leverantör kommer den kommersiella relationen att regleras i sin helhet av de villkor som framgår av avtalet.

Handlingar som ska ingå vid svar på förfrågan:

CV för konsult (Word-format)
Referenser enligt beskrivning
Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad matchningsmall)
Timpris 
Lägg in dina kandidater i ITC Portal ASAP.

ITC Network är sedan Mars 2025 ramavtalsleverantör till Region Stockholm.