Projekt:
Upphandling av verksamhetssystem för socialtjänsten.

Roll:
Projektledare 

Bakgrund:
Social- och omsorgskontoret (SOK), som arbetar på uppdrag av Socialnämnden (SN) och Omsorgsnämnden (ON), använder sedan 2013 verksamhetssystemet Combine som då var ett helt nytt system på marknaden. Det nuvarande avtalet med Pulsen Omsorg AB kommer att förlängas till 2028-09-30 men därefter det finns ingen möjlighet till ytterligare förlängning av detta avtal. Vi behöver därför så snart som möjligt inleda arbetet med en ny upphandling som ska leda till ett nytt avtal för ett verksamhetssystem som ska vara i full drift senast den 1 oktober 2028. 

I Upplands Väsby kommun används Combine inom socialtjänstens kärnverksamheter, både på myndighets- och utförarsidan och det finns cirka 1000 användare. Inom vissa verksamheter har brukarna och deras företrädare möjlighet att logga in i systemet, via en e-tjänst. I Combine hanteras ärenden från aktualisering, utredning och beslut, till eventuellt verkställande av insatser samt stöd för gallring av handlingar. Målsättningen är att så snart som möjligt kunna leverera arkivhandlingar till kommunens e-arkiv.

Förvaltningen av verksamhetssystemet görs sedan 2018 enligt Upplands Väsby kommuns förvaltningsmodell. Support och förvaltningsledare finns i Social- och omsorgskontorets stab och ute i verksamheterna finns objektspecialister som fungerar som första linjen support. IT-resurser finns i kommunens gemensamma Servicedesk. 

Att socialtjänstens verksamhetssystem upplevs som ett bra stöd för användarna är viktigt, för vi vet att när det inte fungerar kan det snabbt få negativa konsekvenser för verksamheten och i slutänden för våra medborgare. Vi har därför under flera år valt att mäta hur vi ligger till, genom en enkel enkät till alla professionella användare i den egna organisationen.

Nuläge:
Social- och omsorgskontoret har ett välfungerande arbete vad gäller den löpande förvaltningen av det som rör verksamhetssystemet men för rollen att leda projektet att upphandla ett verksamhetssystem är bedömningen att vi kommer att behöva en extern resurs. 

Kommunens upphandlingsenhet kommer att kunna ge stöd i upphandlingsfrågor. 

Upplands Väsby kommun är med i ”Handslaget” och i det initiativ som heter ”Standardisering av verksamhetssystemen för socialtjänsten”, vilket vi räknar med kommer att vara en viktig tillgång i upphandlingen. 

I Upplands Väsby kommun arbetar vi med tjänstedesign som ett sätt att involvera intressenter i vårt utvecklingsarbete.

Upplands Väsby kommun har en egen projektmodell, som flera av medarbetarna inom Staben har fått introduktion till.

Uppdragsbeskrivning:
Projektledarens uppdrag är att:

·       i enlighet med Upplands Väsby kommuns projektmodell leda projektet för upphandlingen fram till införandet.
·       föreslå och bemanna projektgruppen i dialog med uppdragsgivaren.
·       leda projektgruppen och säkerställa att roller, ansvar och arbetsformer är tydligt definierade.

Hur omfattande arbetet med själva införandet av verksamhetssystemet blir, beror till stor del på om upphandlingen leder till ett nytt avtal med den tidigare leverantören eller till ett avtal med en ny leverantör och ett nytt system.  I nuläget väljer vi därför att låta uppdraget sträcka sig till och med den 30 september 2028, som är den sista dagen för avtalet med den nuvarande leverantören. Dock finns option om förlängning med tre månader, vid behov. 

Preliminär tidsplan:

·       2026 - 2027: Förarbete, upphandling och tecknande av avtal.
·       2028-01-01: Planering av införande.
·       2028-05-01:  Införandet påbörjas.
·       2028-09-01: Verksamhetssystemet är i full drift, utifrån det nya avtalet.
·       2028-09-30: Nuvarande avtal med Pulsen Omsorg AB upphör att gälla.

Leveransmål:

•        Projektplan inklusive tidplan och riskanalys
•        Dokumentation från workshops och möten
•        Ansvara för och driva upphandlingen i samarbete med kommunens upphandlingsenhet
•        Regelbundna statusrapporter
•        Slutrapport efter avslutat projekt

Kompetenskrav på konsult 
SKA-och BÖR- krav: Konsultens erfarenhet:

·       Konsulten SKA ha kunskap om socialtjänstens verksamhetsområden (vård- och omsorg).
·       Konsulten SKA ha erfarenhet av upphandling av verksamhetssystem.
·       Konsulten SKA ha förmåga att uttrycka sig obehindrat på svenska i både tal och skrift och ha en god kommunikativ förmåga.
·       Konsulten SKA ha erfarenhet som projektledare.

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av tjänstedesign eller annan metod för användardriven utveckling (meriterande).
·       Konsulten BÖR ha kunskap om informationsförvaltning och informationssäkerhet (meriterande).

Referensuppdrag:         
Konsulten SKA lämna minst ett (1) referensuppdrag från liknande uppdrag som detta samt som utförts de senaste åren där det framgår följande.

•                  Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent
•                  Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Konsultens personliga egenskaper:
Du arbetar strukturerat, är målmedveten och har eget driv. Du har god samarbetsförmåga, är trygg i dig själv och pedagogisk.

Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan

•         CV för konsulten
•         Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)
•         Referensuppdrag (minst 1 st)
•         Timpris (alla kostnader ska inkluderas i timpriset).

Period:
Uppdraget startar 2026-05-01 och pågår till 2028-09-30 med option på förlängning med tre månader.

Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas till: 2026 – 25 %, 2027 - 50 %, 2028 – 75 %. 
Uppdraget genomförs i huvudsak på plats i Upplands Väsby men finns möjlighet till viss distans efter överenskommelse med beställaren. 
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.

·       Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, ASAP

ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.