Benämning på uppdrag:
Förstudie nytt lönesystem. 

Roller:
Projektledare

Bakgrund:
Kommunens avtal gällande lönesystem går mot sitt slut och vi behöver i närtid gå till upphandling. Det är flera år sedan vi införde nuvarande system och systembytet var omfattande, tog lång tid och krävde många resurser.

Lönesystemet har många kopplingar och integrationer till andra system som används i kommunen. Det är därför avgörande för Södertälje kommun att bibehålla ett modernt och framtidssäkert system med hög verksamhetsnytta. Med anledning av att avtalet med Visma PubliTech AB gällande HR/lönesystem går ut 2029-02-28 behöver ny upphandling och konkurrensutsättning påbörjas. Ett första steg är att genomföra en förstudie. Detta för att rätt förutsättningar ska vara belysta innan kravspecifikation inför upphandling kan genomföras.

Uppdragsbeskrivning:
Syfte med förstudien
Vad förstudien ska åstadkomma (inte vad som görs eller produceras – det kommer i aktiviteter och leveranser):

·       Skapa beslutsunderlag inför upphandling av ett nytt lönesystem genom att belysa nuläge, behov och möjlig målbild.

·       Trygga regelefterlevnad och kvalitet (t.ex. GDPR, loggning, behörigheter, arkivering) i framtida lösning.

·       Identifiera förbättringsmöjligheter i processer och systemstöd för att minska administration, fel och ledtider.

·       Kartlägga digitalisering och automation för att frigöra tid till strategiskt HR-arbete och förbättra medarbetarupplevelsen.

·       Möjliggöra en genomförbar väg framåt genom att ta fram realistiska rekommendationer för upphandling och införande.

Aktiviteter i förstudien 
Vad som genomförs för att uppnå syftet (utan att blanda in resultat/artefakter):

1.       Projektetablering & planering

o   Startmöte, målbild, avgränsningar, intressentanalys, tid- och kommunikationsplan.

2.       Nulägeskartläggning

o   Genomgång av nuvarande löneprocesser (end-to-end) och roller.

o   Inventering av systemstöd, integrationer, datakvalitet, behörigheter och säkerhetsmekanismer.

o   Identifiering av problem, risker och manuella moment.

3.       Intressentdialog & behovsinsamling

o   Intervjuer/workshops med HR, ekonomi, IT, verksamhet, leverantörer där relevant.

o   Insamling av verksamhetskrav och framtida behov (funktionellt, tekniskt, juridiskt).

4.       Omvärlds- och marknadsanalys (översiktlig)

5.       Gap- och konsekvensanalys

o   Jämförelse mellan nuläge och målbild; identifiering av gap, beroenden och risker.

o   Konsekvenser för processer, organisation, kompetens och IT-arkitektur.

6.       Rekommendation & väg framåt

o   Förslag till upphandlingsinriktning, införandestrategi, faser och resursbehov.

o   Förslag till prioriteringar och beslutsfrågor till styrgrupp.

Leveranser från förstudien 

1.       Förstudierapport

o   Samlad rapport som beskriver nuläge, gap, målbild, risker och konsekvenser.

o   Tydliga slutsatser och beslutspunkter för styrgruppen.

2.       Rekommendationer för kravspecifikationer och upphandling

o   Rekommenderad upphandlingsstrategi (t.ex. ramavtal/öppen upphandling).

o   Övergripande tidslinje, faser, resurser och preliminär budgetram.

o   Förberedda beslutsunderlag till styrgruppen.

3.       Styrgruppspresentation

o   Kort, beslutsorienterad presentation med huvudfynd, rekommendationer och nästa steg.

Kompetenskrav på konsulten (SKA-kraven måste uppfyllas)

Kompetensnivå: 5

• Kunskap - kompetens av högsta rang inom aktuellt område/roll, uppfattas som expert på marknaden
• Erfarenhet - har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9–12 års arbete inom aktuellt område/roll.
• Ledning - har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning
• Självständighet - mycket stor.

SKA-krav:

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av förstudier och upphandlingar inom offentlig sektor

o   Minst 3 genomförda förstudier som underlag inför upphandling av specifikt området lönesystem.

·       Konsulten SKA ha mycket god kunskap om löneprocesser och HR-system i offentlig sektor

o   Dokumenterad erfarenhet av analys och utveckling av löneprocesser, inklusive integrationer mot HR, ekonomi och tidrapporteringssystem.

·       Konsulten SKA ha kompetens inom kravhantering och processkartläggning

o   Förmåga att leda workshops, samla in och strukturera krav samt skapa processkartor och målbildsdokumentation.

·       Konsulten SKA ha kunskap om relevanta regelverk och säkerhetskrav

o   God förståelse för GDPR, informationssäkerhet och regelefterlevnad kopplat till personal- och lönesystem.

·       Konsulten SKA ha projektledningskompetens

o   Dokumenterad erfarenhet av att leda projekt med flera intressenter, inklusive styrgruppsrapportering och riskhantering.

·       Konsulten SKA ha god kommunikationsförmåga och pedagogisk kompetens

o   Förmåga att presentera komplexa analyser på ett tydligt och beslutsorienterat sätt för olika målgrupper.

·       Konsulten SKA ha goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

BÖR-krav:

·       Konsulten BÖR ha God förståelse för IT-arkitektur och integrationsprinciper

o   Förmåga att bedöma systemlandskap och integrationsbehov på en övergripande nivå.

Referensuppdrag:
Konsulten SKA lämna minst två (2) referensuppdrag från liknande uppdrag inom offentlig sektor som detta och som har gjorts under de senaste åren.

Följande information ska lämnas:

• Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent
• Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Handlingar som skall ingå vid svar av förfrågan

·       CV för konsulten (som styrker ska- och bör-krav)

·       Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)

·       Referensuppdrag (minst 2st)

·       Timpris (alla kostnader ska ingå)

Uppdragstid och omfattning:
Uppdraget startar 2026-02-01 till 2026-07-03 med option på förlängning under 2026.
Omfattningen uppskattas till 400 timmar.
Uppdraget kommer genomföras på plats i Södertälje kommunkoncerns lokaler samt på distans efter överenskommelse med beställaren.
Utvärderingen kommer att baseras på det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, där båda aspekterna vägs samman för att säkerställa största möjliga nytta för verksamheten.

·       Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, lägg in din kandidat i ITC Portal senast 2026-01-13.

ITC Network är sedan april 2020 ramavtalsleverantör till Södertälje kommun.