ITC söker en Applikationskonsult för nivå 3 till vår kund i Stockholm/Visby. Se nedan för kundens behov och krav.

Uppdragets omfattning
Omfattning: 100%
Under perioden: Omgående till 2025-05-31 (Eventuellt förlängning)
Stationeringsort: Distans (Kan förekomma arbete i Stockholm och Visby)

Uppdragsbeskrivning

Myndigheten använder Microsoft 365 och har som mål att SharePoint Online ska bli den primära plattformen för samarbete, dokumenthantering och informationsdelning. Det saknas idag en sammanhållen governanceplan som reglerar struktur, roller, ansvar, behörigheter och rutiner för plattformens förvaltning och utveckling.

Användandet av SharePoint är idag synnerligen begränsat dock är filhantering i Teams mer vanligt förkommande på vissa enheter.

Under 2025 har myndigheten tagit de sista stegen till Microsoft 365 tagits, där det stora klivet varit Exchange Online. Det har genomförts grundläggande utbildningar i M365 där fokus legat på filhantering och samverkan i Onedrive, Teams och SharePoint.
Samtliga anställda och chefer har fått två halvdagsutbildningar enhetsvis. 

Vi avser att under 2026 sluta använda filareor (G:) för filhantering och den istället ska ske i Sharepoint/M365 när det är tillämpligt. Med tillämpligt menas i huvudsak att det inte finns något utpekat verksamhetssystem där informationen ska hanteras, inte innehåller sekretess eller känsliga- eller extra skyddsvärda personuppgifter.

Myndighetens ärendesystem för diarieföring är Platina där det även finns arbets- och lagringsytor för information innehållande sekretess, känsliga personuppgifter mm.

Planen är att verksamheterna manuellt flyttar över filer från G:, som de bedömer behövs arbetas till SharePoint alternativt Platina. När så är gjort låses G: för aktiv användning, men med möjlighet att fortsatt kunna läsa dokument. Dock inte redigera befintliga eller skapa nya. 
Det långsiktiga huvudmålet är sålunda att filhantering i huvudsak ska ske i M365/SharePoint och Platina.

Väldigt förenklat; sådan information som inte har ett eget verksamhetssystem, inte innehåller känsliga eller skyddsvärda personuppgifter eller sekretess kan hanteras i M365. Och givets sådant som ska diareföras ska hanteras i Platina.

Syftena med uppdraget är att:

Ta fram en heltäckande governanceplan för SharePoint Online som säkerställer ordning, spårbarhet, informationssäkerhet och effektivt användarstöd i enlighet med myndighetens verksamhetsbehov och gällande regelverk t.ex. offentlighetsprincipen, informationssäkerhet, GDPR och arkivkrav.

Konfiguration och implementation av SharePoint Online enligt governanceplanen i nära samarbete med förvaltningsorganisationen. Kartlägga nuvarande användning av SharePoint/Teams avseende filhantering. Genomföra intervjuer/workshops med nyckelpersoner t.ex. IT, informationssäkerhet, verksamhetsrepresentanter.

Utarbeta en governanceplan som minst omfattar:

• Roller och ansvar (t.ex. ägare, administratör, redaktör, användare)
• Riktlinjer för struktur (sites, bibliotek, metadata, behörigheter)
• Rutiner för skapande, underhåll och avveckling av SharePoint-ytor
• Riktlinjer för dokumenthantering, informationsklassning och delning
• Rutiner för support, utbildning och förvaltning
• Förslag till uppföljning och kontinuerlig förbättring

Leveranser:

• Kartläggningsrapport (nulägesbeskrivning)
• Förslag till governanceplan och målbild för SharePoint online (utkast)
• Slutlig governanceplan (fastställd version)
• Presentationer till ledning/förvaltningsgrupp
• Konfiguration och implementation av SharePoint Online enligt governanceplanen med tillhörande dokumentation
• Avslutande uppdragsdokumentation
   

Personliga egenskaper

Kommunikativ, initiativrik och självgående samt kan ha ett stort verksamhetsfokus när det behövs. God förmåga att leda workshops och omsätta verksamhetskrav till praktiska riktlinjer och implementation av dessa. God förmåga att omsätta governanceprinciper till tekniska inställningar och strukturer och implementera dessa i verksamheten.

Se bifogad kravmall för kravställningen på uppdraget