Benämning på uppdrag:
Förvaltningsstöd till HR-objekt. 

Roll:
Projektledare

Bakgrund:
Behovet av uppdraget har identifierats utifrån en analys av nuläget och utmaningarna inom systemförvaltning och stödprocesser. Syftet är att förstärka strukturer för en hållbar förvaltning som tydliggör roller och ansvar, samt förbättrar effektiviteten i hanteringen av systemärenden. Uppdraget inkluderar även att tillämpa ramverket PM3 för att skapa en sammanhållen modell för systemförvaltning, samt att säkerställa kontinuerligt stöd i verksamhetskritiska processer. Genom att implementera PM3 skapas tydliga ansvarsförhållanden, vilket stärker samverkan och bidrar till att IT-komponenterna inom HR-området fortsätter att leverera värde till verksamheten på ett tillförlitligt sätt.

HR-objektet är ett omfattande och komplext område som innefattar flera verksamhetskritiska system kopplade till personaladministration och lönehantering. Dessa system är centrala för att säkerställa en rättssäker och effektiv hantering av kommunens HR-processer.

Uppdragsbeskrivning:
Uppdraget fokuserar på att etablera en hållbar systemförvaltningsorganisation för HR-objektet enligt PM3 modellen, med tydliga roller, ansvar och effektiva supportflöden. Detta inkluderar implementering av ramverket PM3 samt att skapa samverkans forum för kontinuerlig dialog mellan leverantörer, användare och andra intressenter. Uppdraget syftar till att säkerställa en långsiktig och effektiv förvaltning av HR-objektet, med fokus på att hantera tekniska ärenden, behov insamling, budgethantering, ekonomiskuppföljning, utvecklingsförslag och förbättringar av systemet.

Syfte:

Uppdraget syftar till att säkerställa en framgångsrik implementering av förvaltningsmodellen PM3 för HR-objektet. Detta innefattar att utforma och etablera strukturer, roller och arbetssätt som möjliggör en effektiv förvaltning av HR-objektet och ger bättre förutsättningar för både förvaltning, nyutveckling och förändringsarbete.

Arbetsuppgifter:

·       Utformning av förvaltningsmodell

-          Anpassa den framtagna kommunkoncerngemensamma ramverket för förvaltningsmetodik till HR-objektet.

-          Säkerställa att roller, ansvar och befogenheter är tydligt definierade och dokumenterade.

-          Genomföra workshops med berörda intressenter för att förankra modellen och skapa samsyn kring objektets struktur och gränssnitt.

·       Etablering av samverkans forum

-          Skapa forum för regelbunden kommunikation mellan förvaltningen och relevanta aktörer.

-          Säkerställa att samverkans forum används för beslut, uppföljning och framtida utveckling av HR-objektet.

·       Utbildningsinsatser och kommunikation

-          Ta fram utbildningsmaterial för berörda roller och användare inom kommunkoncernen.

-          Säkerställa att alla intressenter är informerade och har möjlighet att ge input kring förvaltningsmodellen.

·       Uppföljning och kvalitetskontroll

-          Dokumentera och följa upp implementeringen av förvaltningsmodellen med fokus på att identifiera och adressera eventuella förbättringsområden.

Leveranser:

-          Etablera ett nytt objekt för HR enligt PM3 modellen.

-          Dokumenterad förvaltningsmodell anpassad till HR-objekt.

-          Etablerade samverkans forum.

-          Utbildningsmaterial och genomförda utbildningsinsatser.

-          Uppföljningsrapport med identifierade förbättringsområden.

-          Skapa en samarbetsyta anpassad för HR-objektet, med syfte att stödja systemförvaltning och dokumentation på ett strukturerat och tillgängligt sätt.

-          Säkerställa att HR-objektet integreras i organisationens övergripande PM3-struktur, så att det blir en naturlig del av den gemensamma förvaltningsmodellen och följer etablerade styrningsprinciper.

Kompetenskrav på konsulten (SKA-kraven måste uppfyllas)

Kompetensnivå: 5

• Kunskap - kompetens av högsta rang inom aktuellt område/roll, uppfattas som expert
• på marknaden
• Erfarenhet - har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag
• med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9–12 års arbete inom
• aktuellt område/roll.
• Ledning - har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning
• Självständighet - mycket stor.

SKA-krav:

·       Konsulten SKA ha dokumenterad erfarenhet av arbete med PM3-modellen.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av etablering av förvaltningsobjekt enligt PM3 modellen inom offentlig sektor.

·       Konsulten SKA ha god förståelse för HR-processer och HR-system.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av förändringsledning och verksamhetsutveckling.

·       Konsulten SKA ha vana att facilitera workshops och samverkansmöten.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av att ta fram styrdokument inom förvaltningsstyrning, exempelvis objektsbeskrivningar, samverkansmodeller, förvaltningsplaner eller roller och ansvar.

·       Konsulten SKA behärskar svenska och engelska mycket väl i både tal och skrift.

BÖR-krav:

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av arbete inom offentlig sektor (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha certifiering eller utbildning inom PM3 (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av samverkan mellan HR och IT (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha kunskap om angränsande styrmodeller t.ex. ITIL (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av att arbeta med digitalisering inom HR (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha god vana att dokumentera och kommunicera till olika målgrupper t.ex. ledningsgrupp, HR-specialister, lönespecialister och IT-avdelning (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha god insikt i Södertälje kommuns, eller kommun av motsvarande storlek och komplexitet, organisation, styrning och digitala utvecklingsarbete (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha genomfört samverkansprojekt mellan minst två olika kommuner senaste fem åren (meriterande).

Referensuppdrag:

Konsulten SKA lämna minst två (2) referensuppdrag från liknande uppdrag som detta och som har gjorts under de senaste åren.

Följande information ska lämnas:

•                     Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent

•                     Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Handlingar som skall ingå vid svar av förfrågan

·       CV för konsulten (som styrker ska- och bör-krav)

·       Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)

·       Timpris (alla kostnader ska ingå)

Uppdragstid och omfattning:
Uppdraget startar 2025-10-20 till 2025-12-31 med option på förlängning.
Omfattningen uppskattas till 50% av en heltid.
Uppdraget kommer genomföras på plats i Södertälje kommunkoncerns lokaler samt på distans efter överenskommelse med beställaren.
Utvärdering kommer ske av bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

·       Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, lägg in din kandidat i ITC Portal ASAP  

ITC Network är sedan april 2020 ramavtalsleverantör till Södertälje kommun.