Roll:
Arkivarie

Bakgrund:
Informationsförvaltningsenheten består av två funktioner: Dokumentcontrollers och kommunarkivet. Både funktionerna är centraliserade. Arkivarier på kommunarkivet ger stöd till kontoren i informationshanteringsfrågor, exempelvis att hjälpa kontoren med att ta fram/uppdatera nämndernas hanteringsanvisningar, beslut om gallring samt att genomföra bevarande och gallringutredning som är ett underlag till beslut om retroaktiv gallring. Arkivarierna arbetar också med hantering av begäran om handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten, övertagande av nämndernas arkivhandlingar för slutarkivering, tar emot besökare, ansvarar för arkivvård samt utarbetar och förvaltar kommunövergripande styrdokument inom området. Arkivarierna medverkar i kravställningar vid inköp av IT-stöd. Under 2024 beslutade kommunfullmäktige om ett gemensamt kommunhus. Flytten till det gemensamma kommunhuset har planerats att ske under 2026. Därför finns ett behov av arkivaries kompentens i kommunprojektet. Det pågår också ett upphandlingsprojekt (avrop från ramavtal) avseende arkivmyndighetens e-arkiv (slutarkiv). En arkivarie med erfarenhet av e-arkiv behöver finnas på plats för att ge projektet stöd i framför allt vid införande av e-arkivet.

Beskrivning av nuläge:
Informationsförvaltningsenheten behöver ha en arkivarie med lång och bred erfarenhet inom informationsförvaltningsområdet. På så sätt kan kommunen fortsätta med utvecklingen av organisationens informationshantering. Kontoren behöver ha stöd med att ta fram/uppdatera nämndernas hanteringsanvisningar och gallringsbeslut. Kontoren behöver också ha stöd med bevarande och gallringutredning eftersom det inte finns någon verksarkivarie ute på kontoren. Dessa arbeten behöver kunskap om och erfarenhet av bl.a. informationsvärdering. En del kommunövergripande styrdokument inom området behöver också uppdateras så att organisationens informationsförvaltningsarbete hänger med ändringen av lagskriftningar och samhällsutveckling.  På så sätt har kommunen en god informationsförvaltning samt att medborgares integritet och rättssäkerhet säkerställs. I samband med flytt till kommunens gemensamma kommunhus behöver kontoren stöd med bevarande och gallringsutredning så att kontoren kan gallra pappershandlingar som får gallras, vilket underlättar flytten. Dessutom gallras inte handlingar som ska bevaras av misstag. Kontoren behöver också ha någon som kan hjälpa med planering och vägledning så att de kan förbereda handlingar som ska tas med till det gemensamma kommunhuset, att allt hanteras/förbereds på ett korrekt och säkert sätt. Kommunarkivet behöver också planera och förbereda inför flytten av centralarkivet under 2026. Det behöver ha någon som kan leda detta arbete som är bl.a. inventering, ordning och förteckning samt packning av handlingarna i centralarkivet. 

Uppdragsbeskrivning:
Konsulten kommer ha kommunarkivariesrollen.

Konsulten ska:

1.       ge kontoren stöd i deras arbete med att ta fram/uppdatera nämndernas hanteringsanvisningar och beslut om gallring i enlighet med kommunens styrdokument. Detta innebär att konsulten ska tillsammans med kontoren arbeta fram sådana styrdokument.

2.       genomföra bevarande och gallringsutredning, både vid behov och i samband med flytt till kommunens gemensamma kommunhus.

3.       ge kontoren stöd i framtagande av delegationsbeslut om retroaktiv gallring.

4.       leda och stödja kontoren med arkivering, gallring och digitalisering av nämndernas fysiska handlingar i samband med flytt till kommunens gemensamma kommunhus, eventuellt även ansvara för inköp av digitaliseringstjänst (tillsammans med upphandlare på inköpsenheten). 

5.       leda personal på kommunarkivet i förberedelse inför flytt av centralarkivet.

6.       vara delegat enligt kommunstyrelsens (KS) delegationsförteckning.

7.       delta i och bidra med sin kompetens i upphandling av arkivmyndighetens e-arkiv (slutarkiv)

8.       vara ett bollplank åt kontoren och övriga personal på kommunarkivet.

9.       Hålla utbildningar inom området, vid behov.

10.    utreda behovet av revidering av kommunövergripande styrdokument inom området, samt ansvarar för att ta fram förslag till revideringen.

11.    Ta fram rutiner och vägledningar inom området.

Leveransinnehåll:
Leveransens innehåller arbetsuppgifter enligt ovan. Arbetsuppgifterna ska genomföras motsvarande beställarens förväntningar. Konsulten ska säkerställa att arbetsuppgifterna genomförs i samklang med beställarens rutin samt krav enligt lag och kommunens styrdokument inom området.

Kompetenskrav på konsult 
SKA- och BÖR-krav: Konsultens erfarenhet:

·       Konsulten SKA ha högskola-/universitetsutbildning i arkivvetenskap (examen ska verifieras i CV).

·       Konsulten SKA ha erfarenhet som arkivarie med bredare arbetsområde (heltäckande i informationsförvaltningsområdet, även kunskap om informationssäkerhet), minst 5 års erfarenhet.

·       Konsulten SKA ha haft liknande arbetsuppgifter enligt ovan, minst 5 års erfarenhet.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av att vara arbetsledare, minst 2 års erfarenhet. 

·       Konsulten SKA ha goda kunskap om svenska lagstiftningar som relaterar till informationshantering, genom arbetslivserfarenhet, minst 5 års erfarenhet.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av att arbeta på en större organisation, minst 3 års erfarenhet.

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av att arbeta i kommunal sektor (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av att jobba på en arkivinstitution (meriterande).

Referensuppdrag:        
Konsulten SKA lämna minst tre (3) referensuppdrag som täcker de olika SKA-kraven ovan som detta samt som utförts de senaste åren där det framgår följande.

•          Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent

•          Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Personliga egenskaper:
Stresstålig, målinriktad, noggrann, strukturerad, serviceinriktad, självgående, snabbt och lättlärd, kommunikativ, lyhörd och är van vid att arbeta mot deadline.

Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan

•         CV för konsulten 

•         Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)

•         Referensuppdrag (minst 3st)

•         Timpris (alla kostnader ska ingå).

Period:
Uppdraget startar 2025-10-15 och pågår till 2025-12-31 med option om förlängning till 2026-02-27.

Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas till 100% av en heltid.
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.
Uppdraget genomförs på plats i Upplands Väsby.

·       Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, ASAP

·       ITC presenterar kandidater löpande och återkopplar till dig om vi offererar din konsult för uppdraget. 

ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.