Roll:
Arkivhandläggare

Bakgrund:
Informationsförvaltningsenheten består av två funktioner: Dokumentcontrollers och kommunarkivet. Arkivarier som arbetar på kommunarkivet ansvarar för bland annat att ge stöd till kontoren i informationshanteringsfrågor, hanterar begäran av arkivmyndighetens arkivhandlingar, tar emot arkivhandlingar för slutarkivering, tar emot besökare, ansvarar för arkivvård samt utarbetar och förvaltar kommunövergripande styrdokument inom området. Under 2024 beslutade kommunfullmäktige om att samlokalisera kommuns kontorsarbetsplatser och mötesplatser till Anton Tamms väg 1. Flytten har planerats att genomföras under 2026.

Beskrivning av nuläge:
I samband med förberedelse inför flytt av kommunhus behöver beställaren en förstärkning på kommunarkivet för att säkerställa den dagliga driften som i vanligt fall genomförs av arkivarierna. Behovet är i form av en erfaren arkivhandläggare som kan sätta i gång med arbetsuppgifter ganska snabbt. Genom att ha en erfaren arkivhandläggare på plats som kan hantera den dagliga driften och en del förberedelser inför flytten, kan ordinarie arkivarier frigöras och arbetar med kommunhusprojektet som är bland annat att ta fram aktivitetsplan för flytten, ge kontorens stöd med utredning om bevarande och gallring, ta fram beslut om retroaktiv gallring samt ge kontorens stöd i deras arbete med gallring av gallringsbara handlingar. Kontoren kan också behöva stöd i deras arbete med digitalisering av fysiska arkivhandlingar i samband med flytten. 

Uppdragsbeskrivning:
Konsulten kommer ha olika arbetsuppgifter enligt följande:

1)                Hantering av begäran om handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten. I uppdraget ingår allt från handläggning, sekretessprövning till utlämning av handlingar enligt begäran. Det ingår även att ta emot besökare som vill ta del av handlingar på beställarens lokal.

2)                Mottagande av leveranser av arkivhandlingar från både kommunens verksamheter och enskilda arkiv.

3)                Ordning-och förteckningsarbete. Detta ingår också att ta fram arkivschema/förteckningsplan för olika arkivbildare, i enlighet med det allmänna arkivschemat.

4)                Vid förlängning av uppdraget ingår också arbete med inventering av arkivbeståndet i centralarkivet samt packning av arkivboxar inför flytten.

Leveransinnehåll:
Leveransens innehåller arbetsuppgifter enligt uppdragsbeskrivningen. Arbetsuppgifterna ska genomföras motsvarande beställarens förväntningar. Konsulten ska säkerställa att arbetsuppgifterna genomförs i samklang med beställarens rutin samt krav enligt lag och kommunens styrdokument inom området.

Kompetenskrav på konsult 
SKA- och BÖR-krav: Konsultens erfarenhet:

·       Konsulten SKA ha högskola-/universitetsutbildning i arkivvetenskap eller motsvarande, examensbevis ska bifogas.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av att hantera begäran och sekretessprövning, minst 2 års erfarenhet.

·       Konsulten SKA ha erfarenhet av att ordna och förteckna arkiv, inklusive framtagande av arkivschema/förteckningsplan enligt det allmänna arkivschemat, minst 2 års erfarenhet. 

·       Konsulten SKA ha kunskaper om offentlighet- och sekretesslagen, arkivlagen och tryckfrihetsförordningen genom arbetslivserfarenhet, minst 2 års erfarenhet.

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av att arbeta i kommunal sektor (meriterande).

·       Konsulten BÖR ha erfarenhet av att jobba på en arkivinstitution (meriterande).

Referensuppdrag:         

Konsulten SKA lämna minst två (2) referensuppdrag från liknande uppdrag som detta samt som utförts de senaste åren där det framgår följande.

•          Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent

•          Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Personliga egenskaper:

Stresstålig, målinriktad, noggrann, strukturerad, serviceinriktad, självgående, snabbt och lättlärd, kommunikativ, lyhörd och är van vid att arbeta mot deadline.

Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan

•         CV för konsulten 

•         Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)

•         Referensuppdrag (minst 2st)

•         Timpris

Period:
Uppdraget startar 2025-05-15 och pågår till 2025-06-30 med option om förlängning till 2025-09-01.

Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas till 75% av en heltid, måndag – fredag 6 timmar per dag.
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.
Uppdraget genomförs på plats i Upplands Väsby.

·       Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, ASAP

·       ITC presenterar kandidater löpande och återkopplar till dig om vi offererar din konsult för uppdraget. 

ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.