Projekt:
Ledningsgruppsutveckling och genomlysning av arbetsprocesser på Utbildningskontoret.

Roll:
Verksamhetsutvecklare

Bakgrund:
Under hösten 2023 genomfördes en organisationsjustering för utbildningskontoret. Syftet med organisationsjusteringen var bland annat att stärka och utveckla samverkan och samarbetet inom kontoret. Ett mål vara att nyttja tillgängliga kompetenser och resurser bättre. Avsikten är att hela kontoret ska arbeta i en gemensam riktning för att alla barn och elever ska ges förutsättningar och stöd för att nå sina och läroplanernas mål. Strukturförändring innebär att arbetet går mot att än tydligare frigöra, samordna och organisera samtliga resurser. Att skapa ”Ett kontor”.

Arbetssätt och arbetsformer som del av kontorets interna styrning upplevs som otydliga och kan utvecklas. Arbetssätt, arbetsmetoder, ansvar och roller inom utbildningskontoret och mellan utbildningskontoret och centrala enheter behöver ses över med målsättningen att organisera arbetet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt och därigenom frigöra resurser till att stödja alla verksamheter.  Särskilt fokus riktas mot processer rörande ekonomistyrning. Ekonomicontroller är placerade vid en central enhet inom kommunledningskontoret och på utbildningskontoret sitter handläggare och administratörer.

Som ett led i uppföljning av organisationsjusteringen önskar jag att genomföra denna genomlysning med hjälp av externt stöd.

I samband med denna genomlysning ska även arbetet inom utbildningskontoret ledningsgrupp genomlysas för att utvärdera om målet med organisationsjusteringen uppnås.

Nuläge:
I dagsläget ses ett behov av att förbättra den interna samverkan, att säkra gemensam riktning och målsättning utifrån ett koncerntänk och att förankra ansvarsområden och uppdrag.

Uppdragsbeskrivning:
Konsults uppdrag innebär att ge stöd i att stärka arbetet med roller och ansvar samt stärka interna arbetsprocesser som:

•    Identifiera och medvetandegöra styrning och stöd mellan avdelningar. Arbetsprocesser och nyttjande av personella resurser ska vara ändamålsenliga och effektiva.
•    Vad är styrning och vad är stöd i vardagsarbetet?
•    Säkerställa ändamålsenliga arbetsprocesser. Hur ser dagens processer ut, exempelvis gällande ekonomistyrning. Vilka driver kostnader? Hur kan de utvecklas?
•    Tydliggöra/Precisera vilken roll och vilket ansvar som bör råda för utbildningskontoret interna del i ekonomistyrnings processen. Vilket ansvar har utbildningskontoret i framtagandet av beräkningar, modeller och riktlinjer för den interna ekonomistyrningen?

Uppföljning och framtid:
•    Förbättra intern samverkan, att säkra gemensam riktning och målsättning utifrån ett koncerntänk och att förankra ansvarsområden och uppdrag.

Uppdraget innebär att genomlysa områdena ovan, ge förslag på förflyttningar och hur förflyttningarna kan genomföras.

Leveransinnehåll: 
Efter uppdragets slut önskas återkoppling med förslag på kommande insatser. Återkopplingen skrev muntligt till ledningsgruppen och i skrift till ansvarig beställare.

Kompetenskrav på konsult 
SKA- och BÖR-krav: Konsultens erfarenhet:
•    Konsulten SKA ha erfarenhet av arbete inom utbildningsområdet, förskola till gymnasium, minst 10 års erfarenhet och använt denna kunskap de senaste 5 åren.
•    Konsulten SKA ha erfarenhet av att vara chef över ledningsgrupp, minst 10 års erfarenhet och använt denna kunskap de senaste 5 åren.
•    Konsulten SKA ha erfarenhet av kommunal förvaltning, minst 10 års erfarenhet och använt denna kunskap de senaste 5 åren.

•    Konsulten BÖR ha erfarenhet från rollen som förvaltningschef i utbildningsförvaltning (meriterande).
•    Konsulten BÖR ha erfarenhet av styrning och ledning av utbildningsförvaltning (meriterande).
•    Konsulten BÖR ha erfarenhet av förändringsledning och införande av mål/visionsarbete (meriterande).
•    Konsulten BÖR ha erfarenhet av genomförande av organisationsförändringar (meriterande).

Referensuppdrag:         
Konsulten SKA lämna minst ett (1) referensuppdrag från ett liknande uppdrag som utförts de senaste åren där det framgår följande.

•    Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent
•    Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).

Personliga egenskaper:
Analytisk och ha förmågan att sammanfatta slutsatser enligt en aktivitetsplan.

Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan
•    CV för konsulten 
•    Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)
•    Referensuppdrag (minst 1st)
•    Tillgänglighet
•    Timpris

Period:
Uppdraget startar snarast och pågår till 2025-06-30 med option på förlängning.

Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas till ca: 100 timmar.
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.
Uppdraget genomförs främst på plats i Upplands Väsby samt på distans efter överenskommelse med beställaren.

•    Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, ASAP
•    ITC presenterar kandidater löpande och återkopplar till dig om vi offererar din konsult för uppdraget. 

ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.