Roll:
Projektledare Nivå 5
Bakgrund:
Nordmalings kommuns ledningsgrupp har beslutat att införa Microsoft 365 (Teams) i samtliga av organisationens verksamheter. Detta i samband med att licenserna för Office-paketet, Outlook, SharePoint och Skype löper ut i slutet av 2025. Kommunfullmäktige har avsatt medel för digitalisering för 2025, varav delar är avsedda för införande av M365.
Införandet av M365 ska tillsammans med andra verktyg för kommunikations och informationshantering (Sharepoint, kunskapsbanken Infocaption, Säkra digitala kommunikationsvägar mm.) bidra till en förutsägbar och mer ändamålsenlig struktur i hela organisationen. Genom ett införande av M365 skapar vi ett tillfälle att på ett strukturerat och skalbart sätt arbeta vidare mot den digitala arbetsplatsen.
Införandet av M365 innebär till viss del ny teknik men framförallt nya arbetssätt. Det handlar inte om nya arbetsuppgifter utan att på ett mer genomarbetat och enhetligt sätt strukturerar och organiserar kommunens informationshantering, kommunikationsvägar och samarbetsytor.
Uppdragsbeskrivning:
Genomförandet av M365 i Nordmalings kommun bör ledas och samordnas av en konsult med ett övergripande ansvar, som har både teknisk kunskap och erfarenhet av att leda förändringsarbete. Konsulten kommer att utföra analys, samla in krav, styra förändringsprocessen samt coacha ledare och tillhandahålla utbildningar. Projektet planeras och genomförs i nära samarbete med verksamheten och tekniska experter, både interna från Nordmalings kommun och specialister anslutna till konsultens företag.
Arbetsuppgifter:
1. Stöd för att tänka rätt i projektet
2. Utbildning av chefer, verksamhetsledning/utveckling
3. Utbildning av medarbetare
4. Tekniskt stöd vid införande
Förväntansbild:
Projektgruppen har behov av konsultstöd inom olika delar av projektet. Kortfattat avser det stöd inom förändringsleding, teknik och utbildning.
1&2. Stöd att tänka rätt samt utbildning av chefer, verksamhetsledning/utveckling
Inom detta område förväntar vi oss de största behovet av konsultstöd. En erfaren konsult som genomfört införandeprojekt av M365 tidigare och som kan fungera som ett stöd till projketgruppen i både planerings- och utförandemoment. Som kan komma in med praktiska tips, juridisk kompetens och visa på möjliga förslag på lösningar utifrån de verksamhetsbehov som uppkommer. En konsult som hjälper organisationen att använda plattformen på ett effektivt sätt för att utföra dagliga sysslor och som kan visa hur ansvar kan delegeras på ett klokt sätt. Viss planering är redan gjord och förankringsarbetet i organisationen är påbörjat, här finns behov av stöd för att säkerställa att insatserna är ändamålsenliga och bidrar till att skapa nya arbetssätt i organisationen. Att rätt sak görs i rätt tid. Det finns behov av kompetens som hjälper oss att säkerställa regelefterlevnad, behörighetsstrukturer och lösningar för att minska de risker som lagring i molntjänster innebär. Vägleda i frågan om intranätets utformning och ha kompetens att utforma ett ev. nytt ”enklare” intranät i Sharepoint. Inom området förändringsledning ser vi också att utbildningsinsatser till de grupper som ska leda andra i förändringsarbetet ingår. Vidare så finns behov av en erfaren konsult som kan lyfta blicken och flagga för möjliga investeringsbehov och framtida projekt utifrån behov som visar sig under införandet.
Kompetensnivå: Minst nivå 4
Uppskattat antal timmar: ca 400
3. Utbildning av medarbetare
Trygga organisationens kompetens i M365 och Teams genom utbildningsinsatser.
Till stor del digitala utbildningsinsatser med IC365 som kompletteras med Nordmalingsspecifikt material som kan behöva tas fram av konsult. Kan förekomma behov av vissa delar på plats, t.ex. introduktion till utbildning.
Räckvidd: Hela organisationen. Möjlighet till anpassning av insats för tex. vissa grupper som inte har så stor vana av att arbeta digitalt.
Kompetensnivå: Minst nivå 2
Uppskattat antal timmar: ca 100
4. Teknisktstöd vid införande
Mycket av den tekniska kompetensen finns inom Nordmalings kommuns IT-avdelning. Det som främst behövs från en konsult är hjälp att anpassa och utveckla Nordmalings kommuns tenant för att optimera dess funktion för att stödja verksamhetens arbete på plattformen. Det finns även behov av stöd i att förbereda möjligheter för automatisering för att effektivt hantera plattformen.
Kompetensnivå: Minst nivå 3
Uppskattat antal timmar: ca 40
Skallkrav
• Konsulten SKA uppfylla nivå 5-kraven för att garantera ett effektivt projektgenomförande
• Konsulten SKA ha kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert/guru på marknaden.
• Konsulten SKA ha som konsult deltagit i flera stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet
• Konsulten SKA ha stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning
• Konsulten SKA kunna arbeta mycket självständigt
Tidsplan:
Införandet planeras enligt följande med reservation för att ändringar kan komma att ske:
• Oktober/november 2024 - Projektgrupp för dialog med samtliga sektorledningar
• November 2024 - Sektorn utser två eller fler ambassadörer
• December 2024 - Projektgrupp upphandlar konsulttjänster som stöd i införandet
• Januari-februari 2025 – Verksamheterna städar serverplatser och e-post och förbereder för överflytt av information
• Våren 2025 - Utbildning av projektgrupp och ambassadörsgrupp
• Våren 2025 - Utbildning chefer
• September 2025 - Utbildning övrig organisation
• September 2025 Flytt av information från serverplatser till M365 till ny mappstruktur
• Oktober 2025 – samtliga verksamheter har flyttat över information och arbetar skarpt i M365
Omfattning:
2024-12-16 till och med 2025-12-15
Handlingar som ska ingå vid svar på förfrågan:
• CV för konsult (Word-format)
• Svar på SKA- och BÖR - krav (använd bifogad matchningsmall)
• Timpris
EN - English
SV - Svenska