Projekt:
Nya hanteringsanvisningar kommunens nämnder
Roll:
Arkivarie
Bakgrund och nuläge:
På grund av bland annat ökad digitalisering inom kommunkoncernen har kommunen fått ett nytt reglemente (reglemente för hantering av information i Upplands Väsby kommun) som har fastställt av kommunfullmäktige. Styrdokumentet ställer krav på nämndernas hantering av information bl.a. varje nämnd ska ta fram/uppdatera sina hanteringsanvisningar. Revideringen av nämndernas hanteringsanvisningar har inte skett löpande. Dessutom har en ny mall för nämndernas hanteringsanvisningar tagit fram.
Kommunen håller på med att upphandla ett nytt arkiv. Resurser som kan ge kontorens stöd i arbete med framtagning och uppdatering av nämndernas hanteringsanvisningar är upptagna i upphandlingsprojektet. För att nämndernas hanteringsanvisningar avseende kärnverksamhetsprocesser ska vara på plats så fort som möjligt behöver kontoren stöd i detta arbete i form av konsult. Nämnderna hanteringsanvisningar är ett styrdokument som används som ett verktyg så att nämndernas allmänna handlingar/allmän information ska hantera enligt lagkrav, samt att individs integritet säkerställs. Styrdokumentets innehåll ger information till allmänheten hur vi hanterar allmänna handlingar. Det underlättar allmänheten bland annat vid begäran av att ta del av kommunens allmänna handlingar.
Uppdragsbeskrivning och leveransinnehåll:
Konsultens uppdrag tillsammans med representanter från kontoren innebär att:
1) Genomföra kartläggningen av verksamheternas (nämndernas) kärnverksamheter samt verksamhetsområden och verksamhetsprocesser som ingår i kärnverksamheterna och dokumentera detta.
2) Kartlägga och inventera vilka handlingslag och handlingstyper som förekommer i dessa verksamhetsprocesser, samt hur handlingarna ska hanteras och dokumentera detta.
3) Ansvara för framtagande av nämndernas hanteringsanvisningar.
4) Utreda om det finns krav enligt lag och kommunens interna styrdokument gällande informationshantering, i samband med framtagande av hanteringsanvisningarna och dokumentera detta.
5) Följa kommunens mall för hanteringsanvisningar.
6) Ansvara för revideringar, i enlighet med kommentarer från kommunarkivet.
7) Färdigställa nämndernas hanteringsanvisningar tills att förslagen har fått godkänt från kommunarkivet och kan tas upp på nämnderna.
8) Vara den som kontaktar kommunarkivet vid samråd eller liknande.
9) Säkerställa att mål och deadline som kontoren har satt upp uppnås.
Kompetenskrav på konsult
SKA- och BÖR-krav: Konsultens erfarenhet:
• Konsulten SKA ha högskoleexamen i arkivvetenskap.
• Konsulten SKA ha erfarenhet av att kartlägga verksamhetsprocesser enligt Riksarkivets standard gällande verksamhetsbaserad arkivredovisning.
• Konsulten SKA ha erfarenhet av att ta fram klassificeringsstrukturer.
• Konsulten SKA ha några års erfarenhet som arkivarie och ha arbetat med utredningar inom informationshanteringsområdet (lagkrav som ställs på en offentligförvaltning t.ex. vilka handlingar som ska registreras, bevaras och får gallras, vad finns på krav på förvaring).
• Konsulten SKA ha god kunskap om informationshanteringsprocesser (verksamhetstyper, verksamhetsområde och verksamhetsprocesser) inom kommunal verksamhet.
• Konsulten SKA ha en god förståelse hur en kommunal verksamhet är uppbyggs och styrs.
• Konsulten SKA ha en god samarbetsförmåga, är en driven, noggrann, lyhörd och strukturerad person.
• Konsulten SKA ha erfarenhet av ett arbete som styrs av mål och deadline.
Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan
• CV för konsulten
• Svar på SKA -krav (använd bifogad kravmall)
• Timpris
Period:
Uppdraget startar 2024-10-01 och pågår till 2024-12-10 med möjlighet till förlängning.
Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas till 100 % av en heltid.
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.
Uppdraget genomförs på plats hos i Upplands Väsby samt på distans efter överenskommelse.
• Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA-kraven, ASAP
• ITC presenterar kandidater löpande och återkopplar till dig om vi offererar din konsult för uppdraget.
ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.
EN - English
SV - Svenska