Benämning på uppdrag:
Upphandling av nytt e-arkiv.
Roll:
Projektledare
Bakgrund:
Kommunen planerar att inskaffa och införa nytt e-arkiv och söker en projektledare för delprojekt som rör upphandling av e-arkivslösning, inför uppstart av ett annat delprojekt om införande av upphandlat e-arkivslösning. Delprojekt om upphandling estimeras att vara klart till slutet av mars 2025 och delprojekt om införande (inkl. projektet i helhet) planeras att vara klart i årsskiftet 2025/2026.
Beskrivning av nuläge:
Beställaren driver projektet enligt kommunens projektmodell och har tagit fram ett projektdirektiv för projektet.
Projektet innehåller tre olika delprojekt
1. Förstudie inför upphandling av nytt e-arkiv (”Delprojekt: Förstudie”)
2. Upphandling av nytt e-arkiv (”Delprojekt: Upphandling”)
3. Implementering av upphandlat e-arkiv (”Delprojekt: Införande”)
Delprojekt: Förstudie kommer att avslutas innan midsommar 2024, där Delprojekt: Upphandling kommer att starta efter sommaren, efter att projektplan tagits fram under maj och juni-månad och beslutats innan midsommar.
Beställaren har ett behov av en extern projektledare som dels tar fram projektplan för Delprojekt: Upphandling under maj och juni-månad 2024, samt agerar som projektledare för delprojektet under hösten 2024 och våren 2025. Projektet kommer ha kvar en intern huvudprojektledare för projektet i stort, men söker en extern projektledare på delprojektnivå.
Uppdragsbeskrivning och leveransinnehåll:
Konsultens uppdrag innebär att utföra följande inom uppdraget:
• Ta fram en projektplan baserat på tidigare framtaget projektdirektiv och utifrån kommunens projektmodell i samråd med intern projektgrupp för projektet (representanter från kommunarkiv, upphandling, och IT-drift) och projektledare för Delprojekt: Förstudie och projektet i stort. I detta ingår planering av nödvändiga aktiviteter och beräkning av resursbehov/tidsuppskattning för aktiviteterna. Vår upphandlingsenhet har en checklista för större upphandlingar som ska följas. Vi har en projektgrupp för hela projektet (alla delprojekt) där det kan adderas olika projektdeltagare baserat på delprojekt, beroende på om de ska ingå som projektdeltagare eller referensperson för det aktuella delprojektet.
Då förstudiens resultat styr inriktningen av projektplanen för Delprojekt: Upphandling så kommer en tätare dialog ske under framtagande av projektplanen i maj/juni så att den kan framtas/revideras i linje med förstudiens resultat och de inriktningsbeslut som styrgruppen tar inför Delprojekt: Upphandling.
• Styrning av delprojektet utifrån framtagen projektplan med tidsplan och aktiviteter, samt utförande av andra uppgifter för projektledaren som tydliggörs i projektplanen.
Eftersom vi har en intern projektgrupp med representanter från kommunarkiv, upphandling, och IT-drift som ska arbeta operativt i delprojektet så blir det projektledarens uppgift att styra delprojektet och det pågående operativa arbetet att det är i linje med projektplanen och uppnår uppställda mål avseende tid, kvalitet och ekonomi.
• Ledande av möten med projektägare, huvudprojektledare för projektet i stort, projektgrupp, samt styrgrupp. Här ingår skrivande av mötesanteckningar. Projektledaren rapporterar pågående status till projektägare (kanslichef) och huvudprojektledare varje vecka, stämmer av pågående arbete med projektgrupp på veckobasis, samt rapporterar till styrgruppen på inbokade styrgruppsmöten som sker månadsvis. I övrigt utförs andra eventuella uppgifter för projektledaren som tydliggörs i projektplanen.
• Framtagande av slutrapport för delprojektet.
Kompetenskrav på konsult
SKA- och BÖR-krav: Konsultens erfarenhet:
• Konsulten SKA ha lång erfarenhet av projektledning i upphandling och införande av e-arkivslösningar inom offentlig sektor, minst 4 års erfarenhet.
• Konsulten SKA ha erfarenhet av att delta i kravställning, samt att ta fram förfrågningsunderlag, i upphandling och införande av e-arkivslösningar inom offentlig sektor, minst 2 års erfarenhet.
• Konsulten SKA vara utbildad projektledare på masternivå från universitet, och/eller certifierad projektledare.
• Konsulten BÖR ha erfarenhet av projektledning vid systeminförande eller verksamhetsutveckling kopplat till digitalisering och informationshantering (meriterande).
Referensuppdrag:
Konsulten SKA lämna två (2) referensuppdrag från tidigare liknande uppdrag som är utförda de senaste åren där det framgår följande.
• Uppdragsgivare samt kontaktuppgifter till referent
• Beskrivning av uppdrag (tidsperiod, arbetsuppgifter, leverans).
Personliga egenskaper:
- Mycket god ledarskapsförmåga och erfarenhet att delegera arbetsuppgifter.
- Mycket god förmåga att kunna förmedla information på ett tydligt och kortfattat sätt för olika intressenter i projektet.
- Mycket god förmåga och praktisk erfarenhet av att skriva projekthandlingar, såsom projektplan, mötesanteckningar och slutrapport.
Handlingar som skall ingå vid svar på förfrågan
• CV för konsulten
• Svar på SKA- och BÖR-krav (använd bifogad kravmall)
• Referensuppdrag (2st)
• Timpris
Period:
Uppdraget startar 2024-05-06 och pågår till 2025-03-31 med option på förlängning av uppdragets slutdatum till slutet av 2025 för att även inkludera ytterligare projektledaruppdrag i nästa delprojekt om införande av upphandlat e-arkiv. (se mer under ”Nuläge”). Uppdragstiden kan justeras baserat på nya tidsestimeringar i projektplaner som ska framtas inom ramen för uppdraget.
Omfattning:
Omfattning på uppdraget uppskattas upp till 50% av en heltid.
Uppdraget ska utföras enligt vad som anges i uppdragsbeskrivningen.
Uppdraget genomförs på plats hos Upplands Väsby kommun samt på distans efter överenskommelse.
• Svara med en välskriven CV som matchar kravbild och svara på de olika SKA- och BÖR-kraven, ASAP
• ITC presenterar kandidater löpande och återkopplar till dig om vi offererar din konsult för uppdraget.
ITC Network är sedan 2023 ramavtalsleverantör till Upplands Väsby kommun.
EN - English
SV - Svenska